Biurokracja, a zatrudnienie – co warto wiedzieć o legalizacji

Temat zatrudniania cudzoziemców w Polsce wciąż jest kontrowersyjny i często komentowany w przestrzeni publicznej. Był on m.in. częścią debaty “Polityka migracyjna” podczas tegorocznego Europejskiego Kongresu Gospodarczego, która odbyła się pod patronatem Grupy T2S. 

Obcokrajowcy chętnie podejmują się ciężkiej pracy na stanowiskach fizycznych, wspierając tym samym m.in. branżę logistyczną i przemysłową. Wciąż jednak wielu przedsiębiorców obawia się ich zatrudnienia, a jednym z czynników hamujących jest biurokracja, którą dodatkowo utrudnią zmiany przewidywane w legalizacji.

Wsparciem dla przedsiębiorców, którzy planują poszerzyć swój zespół o obcokrajowców mogą okazać się firmy outsourcingowe. Oferta Grupy T2S zawiera kompleksową usługę, w skład której wchodzi m.in. legalizacja zatrudnienia oraz obsługa administracyjno-kadrowa pracownika. O tym, jak wygląda proces legalizacji i jak oceniamy wymogi prawne właśnie w tym zakresie, z uwzględnieniem najnowszych zmian rozmawiamy z Joanną Sochaczyńską –  Manager ds. Controllingu i Administracji w Grupie T2S.

Małgorzata Kucka: Jakie są najtrudniejsze do spełnienia wymogi, jakie stoją przed pracodawcą zatrudniającym obcokrajowców? 

Joanna Sochaczyńska: Proces zatrudniania cudzoziemców w Polsce jest uzależniony od narodowości kandydata na pracownika. Najprostsza droga do spełnienia wymogów prawnych dotyczy obywateli Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) i Szwajcarii. Obecnie ze względu na działania wojenne również obywatele Ukrainy mają uproszczoną procedurę. Dodatkowo istnieją również szczególne przypadki, takie jak posiadanie przez pracowników np. statusu uchodźcy czy ochrony uzupełniającej lub zezwolenie na pobyt stały, które zwalniają cudzoziemca z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę. Niestety, na tym lista ułatwień się kończy, gdyż cała reszta cudzoziemców, którzy chcą podjąć pracę w Polsce muszą posiadać zezwolenie na pracę. Zmieniające się przepisy oraz wymogi, które muszą spełnić zarówno pracodawcy, jak i sami ubiegający się o zatrudnienie, często zniechęcają do przystępowania do procesu legalizacji pracy, który czasem trwa niestety nawet do kilku miesięcy. Zmiany prawne, jakie mają wejść w życie 1 czerwca b.r. jeszcze bardziej skomplikują proces zatrudniania cudzoziemców.

M.K.: Na czym polegają te zmiany? 

J.S.: Od czerwca b.r. planowane są bardzo istotne zmiany, dotyczące możliwości zatrudnienia cudzoziemców. Tego dnia prawdopodobnie wejdzie w życie ustawa z dnia 20 marca 2025 r. regulująca warunki powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Są tam artykuły z informacjami, kto nadal będzie mieć swobodny dostęp do rynku pracy, a gdzie wprowadzone zostaną zmiany i limity wydawanych zezwoleń w danym roku kalendarzowym. Wskazano kluczową rolą wydawanego cyklicznie, co miesiąc Biuletynu Informacji Publicznej, który będzie zawierał listę wykorzystanych limitów zezwoleń uwzględniających potrzeby kadrowe polskiej gospodarki z podziałem na województwa, zawody oraz rodzaje umów. Jest też zapis odnośnie kierowania cudzoziemca przez podmiot powierzający pracę do innego podmiotu tylko na podstawie umowy z Agencją Pracy Tymczasowej (APT). To oczywiście tylko niektóre zmiany, które mają wejść w życie 1 czerwca. 

M.K.: Co w praktyce te zmiany oznaczają dla pracodawców i samych pracowników? 

J.S.: Nowe zasady zdecydowanie zmienią dotychczasową formułę zatrudnień. Informacje publikowane w BIP mają bazować na statystykach zapotrzebowania na pracowników i liczbie złożonej przez przedsiębiorców dokumentacji legalizacyjnej, jednak w praktyce może to pogłębić niszę pracowniczą. Oczywiście podjęte działania mają na celu większą aktywizację zawodową Polaków i ograniczenie wjazdu do kraju emigrantów, którzy chcą jedynie opuścić swój kraj, a nie podjąć zatrudnienie. Niestety są to zmiany, które z perspektywy biznesowej mogą niekorzystnie wpłynąć na rozwój i działalność wielu przedsiębiorców w Polsce. 

M.K.: Obecnie obowiązująca forma legalizacji również jest wymagająca dla pracodawców. Mimo uproszczonych procedur dla obywateli Ukrainy, ci przekraczając granicę z Polską bardzo często nie zgłaszają się po status UKR, co utrudnia szybkie zalegalizowanie ich pracy. Jak wygląda procedura uzyskania takiego statusu, do czego on uprawnia i dlaczego jest tak ważny dla pracodawców? 

J.S.: PESEL ze statusem UKR nadawany jest przy wjeździe do Polski i uprawnia obywateli Ukrainy do legalnego pobytu i uprawnień temu towarzyszących, w związku z działaniami wojennymi na terytorium ich kraju. Status może zostać utracony, np. w przypadku gdy taka osoba opuszcza Polskę na okres dłuższy niż 30 dni, jednak może go odzyskać przy ponownym wjeździe do kraju z terytorium Ukrainy. Niemniej w przypadku gdy cudzoziemiec nie opuszcza terytorium RP na dłużej, status UKR jest cyklicznie przedłużany, łącznie ze wszystkimi dokumentami, które w tym czasie utraciły ważność. Obecnie legalny pobyt przedłużony został do dnia 30.09.2025 r. 

M.K.: Czy pozwolenie na pracę, o które wnioskuje pracodawca jest równoważne z pozwoleniem na pobyt? 

J.S.: Nie, są to dwa zupełnie różne dokumenty, wymagające podjęcia innych działań administracyjnych. Zezwolenie na pracę, o które wnioskuje pracodawca dotyczy jedynie zatrudnienia w strukturach firmy tego konkretnego pracodawcy. Zmieniając pracę, cudzoziemiec musi ponownie przejść przez legalizację zatrudnienia, o które wnioskuje nowy pracodawca. Uzyskanie tego pozwolenia nie zwalnia jednak cudzoziemca z obowiązku posiadania zezwolenia na pobyt, wręcz bez niego pracodawca zwyczajnie nie może zatrudnić pracownika. W przypadku pozwolenia na pobyt, wniosek musi zostać złożony przez samego cudzoziemca lub jego pełnomocnika. 

M.K.: Jako szef administracji i kontrolingu w Grupie T2S na co dzień również nadzorujesz wraz z działem prawnym proces legalizacji zatrudniania. Jak oceniasz ten proces w Polsce? Czy Twoim zdaniem jest to polityka sprzyjająca zatrudnieniu cudzoziemców?

J.S.: Na pewno są osoby, które mają bardzo łatwy dostęp do rynku pracy w Polsce, jak i te, które tak łatwo już nie mają. Obywatele UE oraz EOG i Szwajcarii, a w związku z działaniami wojennymi także obywatele Ukrainy, mają uproszczoną procedurę legalizacji. W tym przypadku pracodawcy są zobligowani tylko do zgłoszenia faktu zatrudnienia pracownika do Urzędu Pracy. W przypadku obywateli z Mołdawii, Gruzji czy Białorusi do złożenia stosownego oświadczenia. Problem zaczyna się w przypadku chęci zatrudnienia kandydatów pochodzących z pozostałych krajów, którzy aby podjąć pracę w Polsce potrzebują otrzymać zezwolenie. Ta procedura polega na złożeniu przez zatrudniającego wniosku oraz wymaganych dokumentów do Wojewody oraz uiszczeniu opłaty. Wniosek może być rozpatrywany od 3 do kilku miesięcy. Często to właśnie czas rozpatrywania wniosku i nie zawsze pozytywna decyzja jest przyczyną rezygnacji z zatrudnienia takiego kandydata. 

M.K.: Z jakimi problemami w tym zakresie najczęściej się spotykasz? 

J.S.: Procedura związana z otrzymaniem zezwolenia na pracę dla cudzoziemca wiąże się przede wszystkim z wydłużonym czasem oczekiwania na decyzję. Nie wszyscy cudzoziemcy, którzy są w procesie legalizacji są w stanie utrzymać się kilka miesięcy, nie posiadając stałego źródła dochodu a trzeba zaznaczyć, że do momentu otrzymania takiego zezwolenia, nie mogą oni wykonywać legalnie pracy w Polsce. To jest zdecydowanie najtrudniejsza kwestia legalizacji pracy takiego kandydata, który jest gotów do podjęcia zatrudnienia, jednak musi czekać na decyzję nie wiedząc, ile jeszcze to potrwa, czy decyzja będzie dla niego pozytywna i skąd ma wziąć środki na życie. To trudne i czasochłonne przedsięwzięcie, wiążące się z wieloma pytania i cierpliwością. Najgorsza jest oczywiście sytuacja, w której decyzja jest negatywna. 

M.K.: Zmiany w zasadach zatrudniania cudzoziemców niosą za sobą konieczność stałego podnoszenia wiedzy i monitorowania sytuacji?

J.S.: w Grupie T2S na przestrzeni roku zatrudniamy kilkuset cudzoziemców. Legalizacja ich pracy to moja zawodowa codzienność. Właściwe zrozumienie procedur oraz umiejętność poprowadzenia takiej sprawy ze strony administracyjno-prawnej jest niezmiernie ważna. Jedną z wartości Grupy T2S jest transparentność i zwyczajnie nie możemy sobie pozwolić na jakiekolwiek zaniechanie, gdyż starając się o zatrudnienie każdy kandydat obdarza nas zaufaniem. Stały dostęp do szkoleń z zakresu legalizacji i zmian w przepisach oraz pomoc prawna jest dla mnie bardzo ważna, gdyż daje mi możliwość poszerzania wiedzy, doskonalenia się w prawidłowym przygotowywaniu dokumentów oraz późniejszym zatrudnianiu obywateli różnych narodowości. 

M.K.: Dziękuję za rozmowę.